Bedrijf/Opdrachtgever
V&V Entertainment, Den Bosch
Opdrachten en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Ik loop stage bij V&V Entertainment, het theaterproductiebedrijf van Albert Verlinde. Ik ben werkzaam op de afdeling relatie en sponsor marketing. Tijdens mijn stage ondersteun ik deze afdeling bij de organisatorische werkzaamheden met betrekking tot uitkopen. Dit zijn evenementen in de vorm van een uitkoop. Voorafgaande aan een musicalvoorstelling van V&V Entertainment willen zij een samengesteld arrangement op maat. Dit varieert van workshops, Meet&Greets, dinner, lunch, borrels etc. De sponsoren/relaties van V&V Entertainment organiseren deze uitkopen voor hun gasten.
Verder ondersteun ik de afdeling première organisatie gedurende mijn stage periode
Verloop opdracht
Ik loop nu enkele weken stage bij V&V Entertainment en het is naar mijn zeggen echt een bedrijf dat bij me past. Het is het begin van het theaterseizoen, dus ik heb al mogen meewerken aan de première van ‘When Harry met Sally’ en ‘Daddy Cool’.
De stress van het voorbereiden was te merken op kantoor, maar ik had het voor geen goud willen missen! Het bijhouden van de gastenlijsten, de zaalindeling, alle andere voorbereidingen én de avond zelf, waren een groot feest!
Verder heb ik mijn eerste uitkoop mogen meemaken, ICI PARIS XL. Een groot evenement van ICI PARIS in het Luxor Theater van Rotterdam.
Ik heb in deze eerste weken al veel ervaren binnen mijn toekomst werkveld. Elke dag leer ik weer wat nieuws en ik sta er voor open elke dag iets nieuw te leren. Verder leer ik de markt steeds meer kennen en ben ik volop aan het netwerken met de mensen die ik allemaal leer kennen. Ik verheug me op de komende maanden!
De volgende competenties heb ik daarbij ontwikkeld:
1. netwerken (2)
2. marktgerichtheid (2)
3. innovativiteit (3)
Competentie netwerken (niveau 2)
Situatie
Voorafgaande en na afloop van de try-out van Daddy Cool waren er een aantal belangrijke sponsoren en zakelijke relaties van V&V Entertainment aanwezig.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik mijn netwerk op een pro - actieve wijze uit zou bouwen, door relaties te leggen met mensen buiten de NHTV die later van pas zouden kunnen komen. Ook zou ik kansen moeten pakken om anderen te ontmoeten en direct actief interesse moeten tonen in de ander, door initiatieven te nemen tot informatie-uitwisseling.
In dit geval zou ik kansen moeten pakken om sponsoren en zakelijke relaties te ontmoeten en initiatieven moeten nemen tot informatie –uitwisseling, aangezien deze mensen van belang zijn voor de evenementen die V&V Entertainment in samenwerking met hun organiseert.
Acties
Omdat ik een nieuw gezicht bij V&V Entertainment ben, heb ik mezelf eerst aan alle aanwezige sponsoren en zakelijke relaties voorgesteld. Aangezien ik 7 maanden stage loop, en dus veel ga helpen bij de organisatie van relatie events, zag ik dit als een kans om anderen te ontmoeten. Momenteel waren we bij V&V (stage) al bezig met de organisatie voor de uitkoop van PWC, RICOH en ICI PARIS. Gedurende mijn stage zou ik regelmatig met de mensen van bovenstaande bedrijven moeten samenwerken, dus toonde ik direct actief interesse in deze mensen, en nam ik het initiatief tot informatie –uitwisseling.
Het ICI PARIS XL evenement zou de eerst volgende uitkoop zijn, dus ik besloot me extra op deze relatie te richten. Ik knoopte een gesprek aan. Ik stelde me enthousiast en open op. Ik vertelde wie ik was en dat ik aan de NHTV studeer. Ook vertelde ik dat mijn interesse in de vrijetijdsbranche bij theater liggen en dat V&V een mooi bedrijf is om ervaring op te doen in de praktijk.
Vervolgens heb ik gevraagd hoe zij over theater dachten en of ze vaker een musicalvoorstelling bezochten. Op deze manier kwam het gesprek goed op gang. De vrouwen waren erg enthousiast toen ik vertelde dat ik ook mee zou helpen bij de uitkoop van ICI PARIS. Verder kwam ik erachter dat het voor ICI PARIS ook volkomen nieuw was om een evenement van hun te koppelen aan een voorstelling. Tevens was ook de make-up marathon die plaats zou vinden ook nog nooit eerder georganiseerd.
Tot slot, heb ik naar hun functies gevraagd bij ICI Paris en hoe ze zo in de ‘ICI Paris wereld’ terecht zijn gekomen. Ten slotte ben ik over het ICI PARIS XL evenement begonnen dat 23 september plaats zou vinden. Na afloop van de try-out heb ik weer een rondje gemaakt en de sponsoren/zakelijke relaties, stuk voor stuk gevraagd wat ze van de voorstelling vonden, en zo weer even mijn gezicht laten zien.
Resultaat
Door direct op de sponsoren en zakelijke relaties af te stappen en mezelf actief of te stellen, heb ik op een pro –actieve wijze relaties gelegd. Doordat ik al contact had gelegd met 2 contactpersonen van ICI PARIS, mocht ik de week erop vanuit kantoor mee naar een bespreking over de uitkoop.
Verder zag ik de sponsoren nog terug op de première van ‘When Harry met Sally’, waar ik weer een tijd met de relaties heb gepraat.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie wil ik weer kansen pakken om anderen te ontmoeten die later van pas kunnen komen. Op deze manier creëer ik kansen voor mezelf. Graag zou ik in de toekomst nog meer contacten willen leggen met mensen waarvan ik verwacht dat ze later van belang zijn. Volgend jaar moet ik gaan afstuderen dus wellicht vind ik door het goed onderhouden van contacten snel een afstudeer bedrijf.
Competentie marktgerichtheid (2)
Situatie
Na de bespreking op het hoofdkantoor van ICI PARIS over de uitkoop van vrijdag 23 september, waren de taken duidelijk en was er een overzicht met de wensen van ICI PARIS gedurende de uitkoop.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik in staat zou zijn contact met experts buiten de eigen organisatie te onderhouden. Ook zou ik in staat moeten zijn om commercieel te denken. In dit geval werd er verwacht dat ik in de weken voorafgaande aan de uitkoop contact moest onderhouden met de organisatoren van ICI PARIS, de experts. Verder zou ik ICI PARIS, de klant, op een zo goed mogelijke manier moeten helpen zodat zij de volgende keer weer bij ons terugkomen wanneer zij weer een uitkoop willen organiseren.
Acties
Na afloop van het gesprek heb ik eerst een overzicht gemaakt van de taken die ik nog moest doen voorafgaande aan de uitkoop. Zo moest ik zaken checken bij het theater. ‘Is er wel een stopcontact aanwezig waar wij de fotograaf willen plaatsen?’ ‘Kan de geluidman special effect maken bij bepaalde momenten’ ‘Kan er een kleedkamer geregeld worden voor Maik de Boer.’ De zaken die ik samen met kantoor heb geregeld, heb ik door gegeven aan ICI PARIS zodat ze weer een zorg minder hadden.
Tijdens de uitkoop heb ik ook voortdurend geholpen bij allerlei taken. Zo heb een van de organisatoren geholpen met placeren (zaalindeling), heb ik geholpen met het opbouwen van bepaalde decorstukken, de cameraploegen opgevangen en heb ik er onder andere voor gezorgd dat de Meet&Greet met de acteurs zonder problemen is verlopen.
Resultaat
Doordat ik goed vooruit heb gedacht was alles steeds op tijd geregeld. Door contact te hebben met de organisatoren zowel tijdens de voorbereidingen als op de dag zelf, wist ik wat ik kon verwachten van ze. Door steeds voor ze klaar te staan en hun belangen te behartigen ben ik in staat geweest om commercieel te denken. Door het goede verloop van de uitkoop wil ICI PARIS een volgende keer wellicht weer met V&V samenwerken. Klanten binding is dan het uiteindelijke resultaat.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie wil ik weer altijd klaar staan voor de klant. Door de wensen van de klant zo goed mogelijk proberen te vervullen en klaar te staan als tussenpersoon tussen de klant en het theater, zorg je voor klantenbinding. Deze manier van commercieel denken wil ik in de toekomst vaker gaan toepassen aangezien ik tijdens de uitkoop weer duidelijk heb gemerkt dat ik er alles aan wil doen om het evenement zo goed mogelijk te laten verlopen. En dus de klant kost wat kost met een goed gevoel naar huis wil laten gaan.
Competentie innovativiteit (2)
Situatie
Voor de musical Legally Blond had iemand van kantoor een nieuwsbrief gemaakt. Deze werd elke maand naar de sponsoren en zakelijke relaties toegestuurd met nieuws tot betrekking van de voorstelling. Mijn stagebegeleidster vroeg of ik een opzet van de lay-out wilde maken voor een nieuwsbrief van Daddy Cool.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik open zou staan voor vernieuwing en dat ik mogelijkheden tot vernieuwing zou zien. In dit geval zou ik een nieuwe opzet moeten maken voor de nieuwsbrief van Daddy Cool. Ook zou ik wellicht vernieuwende ideeën moeten hebben voor de nieuwsbrief.
Acties
Allereerst ben ik oude nieuwsbrieven gaan doorlezen. Zo zag ik dat de kleur en het logo er duidelijk uitsprongen bij Legally Blond. Ik las dat er steeds over leuke hoogtepunten van de musical en de acteurs werd geschreven. Qua opmaak zag ik dat er steeds 3 blokken waren waarin tekst stond met daaromheen foto’s.
Door de oude nieuwsbrieven door te lezen had ik een beeld voor ogen. Ik had nu duidelijk dingen gezien die ik erin moest houden, zoals het logo en de kleuren opvallend. Ook een duidelijke structuur qua opmaak zou goed van pas komen bij mijn ontwerp. Echter viel het me op dat er nergens uitspraken stonden van de directeur of de sponsoren/zakelijke relaties zelf. Ik zag een mogelijkheid tot vernieuwing en kwam met het idee om zo nu en dan een welkomstwoordje namens de directeur erin te zetten. Of reacties van sponsoren na afloop van een succesvolle uitkoop. Wanneer sponsoren/zakelijke relaties echt aangesproken worden en hun naam terug zien wordt het wat persoonlijker. Nadat ik deze vernieuwende ideeën had opgeschreven ben ik aan de lay-out gaan werken. Ik heb het logo duidelijk naar voren laten komen en ik heb veel kleur gebruikt omdat het een kleurrijke musical is. Verder heb ik, in tegenstelling tot de oude nieuwsbrief, gebruik gemaakt van een vernieuwend fotoshop programma waardoor ik er leuke effecten aan toe kon voegen, zoals bijvoorbeeld: glinsteringen rondom het logo.
Resultaat
Ik had nog nooit eerder een nieuwsbrief voor zo’n bedrijf gemaakt, dus toen ik zei dat ik wel een poging wilde wagen stond ik direct open voor vernieuwing.
Door mezelf eerst goed in te lezen in de oude nieuwsbrieven had ik een goed beeld gekregen over hoe de nieuwsbrief eruit moest gaan zien. Door de positieve punten onder elkaar te zetten zag ik mogelijkheden tot vernieuwing, de nieuwsbrief persoonlijker maken en een aantal positieve punten versterken vernieuwend fotoshop programma gebruiken en nog meer kleur gebruiken.
Terugkoppeling
In de toekomst wil ik zeker openstaan voor vernieuwing. Door hiervoor open te staan leer ik steeds meer en krijg ik ook steeds meer mee van het werkveld. Wanneer ik me dan verdiep in de taken kan ik bekijken wat er eventueel mist en wat eventueel beter of anders kan.
