Bedrijf/Organisatie
NHTV, Vrijetijdsmanagement; MCI Culture For Life
Opdrachtgever
Esther de Jong
Datum/periode
Blok A
Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Ik had de opdracht om in blok A de popgame te spelen. Dit hield in dat je met een aantal medestudenten een poppodium moest ‘runnen’, 4 weken lang. Het ging in deze game om een virtueel poppodium. Door het spelen zou ik inzicht krijgen in de wereld van de poppodia. Hierin waren er vier rondes die de verschillende jaarkwartalen voor moesten stellen. In de rondes moest je verschillende keuzes maken. De taken van een manager moesten aan de hand van een game gespeeld worden. Er moesten keuzes gemaakt worden betreft management, marketing, horeca personeel en financiën.
Verloop opdracht
Al met al is de opdracht goed verlopen en heb ik geleerd met hoeveel zaken er rekening gehouden moet worden wil je een poppodium met succes runnen. In het begin was het lastig om te bepalen hoe de taken uitgevoerd moesten worden. Omdat we in verschillende klassen zitten, was het soms ook moeilijk te plannen wanneer we bij elkaar zouden komen. In de competentie zijn we tweemaal op de 4e plaats geëindigd, eenmaal op de 2e plaats en tijdens de eindronde op de 3e plaats. Een mooi resultaat.
Ontwikkelde competenties
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld
1. plannen en organiseren (3)
2. probleemanalyse (2)
3. oordeelvorming (2)
4. overtuigingskracht (2)
5. mondelinge communicatie (3)
Competentie plannen en organiseren, Popgame (niveau 3)
Situatie
Na het spelen van de eerste ronde van de popgame, werd het mij duidelijk dat er beter gepland en georganiseerd moest worden, wilde het ‘runnen’ van ‘een poppodium’ goed verlopen.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik samen met mijn team de taken zou gaan plannen die nodig waren, om een poppodium te runnen. Er moest een duidelijk overzicht komen. Ook werd er verwacht dat ik tijd zou inplannen voor de zaken waar ik verantwoordelijk voor zou zijn. Ten slotte zou ik een actieplan moeten opstellen om het resultaat te behalen.
Acties
Allereerst heb ik een lijst opgesteld met activiteiten die zouden moeten gebeuren om goed resultaat te boeken bij het spelen van de popgame. Vervolgens heb ik deze in chronologische volgorde gezet omdat het van belang was dat bepaalde zaken eerder moesten worden uitgevoerd voordat een andere taak werd uitgevoerd. Bijvoorbeeld eerst de programmering bepalen om te kunnen bepalen hoeveel bezoekers erop af zullen komen. Ook heb ik gekeken hoeveel tijd ik overal voor nodig zou hebben. Daarna heb ik mijn agenda gepakt en ben ik gaan plannen op welke dagen/tijden de taken zou uit gaan voeren.
Resultaat
Ik heb alles duidelijk opgeschreven zodat er een duidelijk overzicht ontstond van de zaken die gedaan moesten worden om het poppodium goed te runnen. Tijdens de eerste ronde van de popgame hadden waren de zaken niet heel goed gepland. Met geluk kwamen we toen nog redelijk uit de kosten. Door het goed plannen van de taken had ik voor alle activiteiten ongeveer de tijd nodig die ik ervoor had ingepland en kwam ik niet voor onverwachte situaties te staan. Uiteindelijk eindigde we op de derde plaats.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer voortijdig een tijdsplanning maken. Door concrete plannen te maken en er duidelijke tijden bij te zetten gebeuren er op het juiste moment de juiste activiteiten. Ik heb gemerkt dat het bij het runnen van een poppodium de volgorde van de activiteiten erg belangrijk is. In het vervolg zou ik dus weer een overzicht maken zodat je zo goed mogelijk uit de kosten komt. Verder heb ik geleerd dat het runnen van een poppodium ontzettend veel zaken met zich meebrengt waar goed over nagedacht moet worden. Wanneer de ene taak niet zorgvuldig wordt uitgevoerd bestaat er een grote kans dat de daaropvolgende taak ook verkeerd loopt.
Competentie probleemanalyse, Popgame (niveau 2)
Situatie
Na het spelen van de eerste ronde in de popgame werd duidelijk dat er teveel kosten waren uitgegeven aan bepaalde zaken.
Taken
Er werd van mij verwacht dat ik in staat zou zijn een probleem te herkennen. In dit geval waren dat de te hoge kosten. Vervolgens werd er van mij verwacht dat ik hiervoor een oplossing zou verzinnen en in staat zou zijn de voor –en nadelen van de verschillende oplossingen te benoemen op basis van de verkregen informatie.
Acties
Samen met mijn team ben ik eerst alle ingevulde gegevens gaan doorlopen om zo te ontdekken waar de kosten te hoog waren. Het werd duidelijk dat er een aantal fouten stonden in de programmering. We hebben besloten om eerst gezamenlijk te kijken of de fout in de programmering ervoor gezorgd had dat de overige kosten ook verkeerd waren berekend. Het voordeel van deze manier van werken was dat we niet weer voor verassingen zouden komen te staan, en niet opnieuw de kosten zouden moeten berekenen wegens fouten. Zo gingen we nauwkeurig te werk. Zo kreeg iedereen een duidelijk overzicht.
Resultaten
Doordat ik het probleem duidelijk heb herkend en goed onderzocht heb wat de oorzaken en achtergronden van het probleem waren, kon ik zoeken naar een juiste oplossing. Na het herstellen van de fout in de programmering, konden de overige kostenposten aangepast worden. Het gevolg was dat we op de 2e plek eindigde in de ‘Popgame’
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer eerst informatie verzamelen over de oorzaken van het probleem. Op deze manier kom je erachter waar je rekening mee moet gaan houden bij het bedenken van oplossingen. Door alles samen nauwkeurig door te lopen heb beter geleerd op welke zaken ik moet letten bij het ‘runnen’ van een poppodium. Waar de een overheen keek, viel de ander direct op.
Competentie overtuigingskracht, Popgame (niveau 2)
Situatie
Tijdens het spelen van de popgame waren we aan het overleggen over het personeel wat betreft de hoeveelheid trainingen en feesten we zouden geven binnen ons ‘poppodium’.
Taken
Er werd van mij verwacht dat ik in staat zou zijn in te spelen op argumenten en daarop aan te sluiten met mijn eigen argumenten. Ik zou mijn standpunten helder moeten formuleren. In dit geval werd er van mij verwacht dat ik mijn team zou overtuigen van mijn mening wat betreft de juiste hoeveelheid trainingen en feesten voor het personeel.
Acties
Allereerst heb ik aan iedereen gevraagd hoe ze dachten over de hoeveelheid trainingen en feesten voor vrijwilligers binnen ons ‘poppodium’. Wanneer ik de meningen van mijn teamleden zou horen, zou ik hier met mijn argumenten op in kunnen spelen. In eerste instantie wilde iedereen enkele trainingen en feesten geven voor het personeel. Hierop maakte ik duidelijk dat een poppodium voornamelijk uit vrijwilligers bestaat, dus dat het erg belangrijk zou zijn als we ons personeel tevreden zouden houden. En dus regelmatig trainingen en feesten aan zouden bieden. Met het tegenargument, er komen dan wel veel extra kosten bij, had ik rekening gehouden. Wanneer het personeel tevreden is, blijven ze gemotiveerd en wordt er beter werk geleverd. En aangezien een poppodium voornamelijk wordt gerund door vrijwilligers is het belangrijk dat ze tevreden blijven, anders is het personeel zo vertrokken. Toen de groep nog steeds niet overtuigd was heb ik de handleiding erbij gepakt en aangetoond dat mijn argumenten wel degelijk klopte. In de handleiding stond namelijk dat het belangrijk was dat personeel gemotiveerd zou blijven. Vervolgens heb ik nog een keer aangekaart dat wij het genre 'Dance' aanhangen binnen ons poppodium en dat wij hierdoor onze omzet/winst vergroten, en dus meer geld hebben om aan feesten te besteden.
Resultaat
Doordat ik zwart op wit kon laten zien dat het verstandig zou zijn om meer personeelsfeesten te geven en er goede argumenten bovenop legde was het gevolg dat we extra trainingen en feesten gingen begroten. De daaropvolgende keer was het resultaat van onze ‘popgame’ dat het personeel tevreden was en qua kosten waren we goed uitgekomen.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer naar argumenten luisteren voordat ik met mijn argumenten erop in ga haken. Op deze manier houd kun je beter inspelen op de geven argumenten. Door goed te luisteren en goed na te denken over argumenten kun je een tegenpartij beter overtuigen. Tevens zou ik weer 'cijfers' aantonen. Op deze manier heb je iets zwart op wit staan en kan men er eigenlijk niet meer omheen. Verder heb ik geleerd dat personeel bij een poppodium erg belangrijk is. Het bestaat voor het merendeel uit vrijwilligers en om deze te behouden moet je als manager goodwill creeeren.
Competentie oordeelsvorming, Popgame (niveau 2)
Situatie
Voor we begonnen met het spelen van de popgame was er verteld dat het handig zou zijn als de taken: management, marketing, horeca personeel en financiën verdeeld zouden worden over de teamleden.
Taken
Er werd van mij verwacht dat ik in staat zou zijn om voor -en nadelen tegen elkaar af te wegen voor ik tot een oordeel zou komen. Ook zou ik niet klakkeloos de mening van deskundige op volgen.
Acties
Ik wist dat de andere taken pas uitgevoerd konden worden als de programmering vast stond. De begeleidende leraren hadden aangegeven, dat het handig zou zijn om alle taken te verdelen.. Omdat ik niet ‘niks’ wilde gaan doen tot de programmering af zou zijn ben ik de positieve en negatieve kanten tegen elkaar af gaan wegen betreft de programmering door een teamlid te laten maken of dit gezamenlijk te doen.
Uiteindelijk ben ik tot de conclusie gekomen dat er meer nadelen zaten aan het feit dat een persoon de programmering voor zijn rekening moest nemen. De rest zou ondertussen nog geen andere kosten kunnen berekenen. En de overige personen zouden niet op de hoogte zijn van de programmering binnen het poppodium.
Resultaat
Doordat we steeds gezamenlijk de programmering hebben bedacht en ingevoerd had het hele team vanaf het begin af aan een taak. Zo was niemand ‘niks’ aan het doen.
Terugkoppeling
Wanneer ik weer in zo’n situatie terecht kom zou ik weer eerst de positieve –en negatieve kanten tegen elkaar afwegen voordat ik een oordeel ga vormen. Wanneer ik de zaken goed tegen elkaar afweeg, denk ik dat ik in de meeste gevallen een realistisch oordeel kan vormen. Wanneer ik hier ook goede argumenten voor heb, kan ik dit ook aan andere verwoorden.
Competentie mondelinge communicatie, Popgame (niveau 3)
Situatie
Mijn teamgenoten en ik zaten in verschillende klassen tijdens het spelen van de popgame. Het was dus naast het verplichte uur lastig om bij elkaar te komen en tijd vrij te maken tussen de drukte door. (tentamens, verslagen, projecten etc.)
Taken
Er werd van mij verwacht dat ik criteria zou herkennen die gelden wanneer er gesproken wordt van een team. Ook zou ik voorwaarden van effectieve samenwerking moeten herkennen. Daarnaast zou ik mijn eigen rolgedrag kritisch moeten bekijken. Ten slotte zou ik coachvaardigheden eigen moeten maken die bijdragen tot effectief samenwerken.
Acties
Omdat het lastig plannen was vond ik dat er goed contact moest worden gehouden tussen de teamleden. Ik vond het belangrijk dat we, naast het verplichte uur, nog wel contact hielden, zodat er sprake zou zijn van een team, en niet dat iedereen zijn taak zou maken en we verder niet met elkaar zouden spreken. Door bij elkaar te zitten en de taken te bespreken en gegevens in te vullen op de website konden we effectief samenwerken. Op deze manier kon iedereen meer leren over de ins –en outs van het runnen van een poppodium. Via de mail/telefoon heb ik contact gezocht en gehad met mijn teamleden. Ook ben ik op school soms langsgelopen om het een en ander te vragen. Op deze manier liet ik merken dat ik samenwerking belangrijk vond.
Resultaat
Door contact te zoeken en te onderhouden en tijd te vinden om bij elkaar te komen is er effectief samengewerkt. Het was zo nu en dan wel lastig om tijd te vinden maar uiteindelijk is het gelukt.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer goed communiceren met mijn teamleden. Het is belangrijk om te laten weten dat je het einddoel wilt behalen met de rest van de groep. Door in drukke tijden toch wat van jezelf te laten horen, heb ik laten zien dat het spelen van de popgame belangrijk voor me is. Door bij elkaar te komen kun je gaan spreken van een team. Je leert mensen en hun vaardigheden kennen. Op die manier kun je effectief samenwerken.
