Bedrijf/Organisatie
JT Bioscoop Carolus Nijmegen
Opdrachtgever
José van Essen
Datum/periode
15 t/m 29 december 2010
Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Ik had de opdracht om een kidsmiddag te organiseren. Ik was verantwoordelijk voor de hele organisatie. Promotie, activiteiten en personeel aansturen op de dag zelf.
Verloop opdracht
Nadat ik wat ideeën op papier had gezet, ben deze gaan uitwerken/uitvoeren. Ik heb mensen aangestuurd en zelf stappen ondernomen. Op de middag zelf waren de kinderen actief bezig met de activiteiten die er te doen waren. Ook de ouders vonden het geslaagd dat er naast de film, nog extra activiteiten waren.
Ontwikkelde competenties
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. marktgerichtheid (2)
2. groepsgericht leiding geven (2)
2. mondelinge communicatie (3)
3. schriftelijke communicatie (3)
4. kwaliteitsgerichtheid (3)
Competentie marktgerichtheid (niveau 2)
Situatie
Ik had tweemaal een Ladies Night mogen organiseren en wilde nog een keer iets organiseren maar dan voor een andere doelgroep.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik weer contact zou zoeken bij Carolus Bioscoop Nijmegen waar ik in mijn eerste jaar al eerder contact mee had gehad. Ook zou ik kennis moeten hebben van potentiële markten en doelgroepen.
Acties
Tweemaal heb ik een Ladies Night mogen organiseren en destijds was mij verteld dat ik eventueel nog een keer een studentenavond of men’s Night mocht organiseren. Ik ben regelmatig langs gegaan en heb met mijn oude opdrachtgever een praatje gemaakt over de stand van zaken. Had het hoofdkantoor al toegestemd in een nieuw project?
Een aantal keer heb ik over de ontwikkelingen binnen de bioscoop gepraat met mijn opdrachtgever. Over de reorganisatie, de doelgroepen waarvan het hoofdkantoor wilden dat die meer bereikt werden. Ik had nog een aantal ideeën geopperd voor een nieuwe doelgroep. Zo zag ik zag een kans voor studenten omdat de bioscoop gevestigd is in Nijmegen en Nijmegen een echte studentenstad is. De manager zag hier ook een kans in.
Echter is het me duidelijk geworden dat het hoger management niet altijd ingaat op de adviezen van de managers. Ze wilde namelijk dat kinderen en oudere meer aangesproken zouden worden, terwijl Nijmegen een echte studentenstad is. Verder zorgde de reorganisaties voor veel veranderingen qua bezetting. De een kreeg meer taken en andere banen vielen weg en werden vervangen door nieuwe. Ook ging de bioscoop volledige digitaliseren. De oude filmrol werd vervangen voor een cd-rom. Op deze manier kon ik met vakgenoten, mensen werkzaam in de vrijetijdsbranche spreken en kennis opdoen over potentiële markten.
Maar met de doelgroep kinderen in mijn achterhoofd had ik enkele ideeën zoals knutselen en een speurtocht bedacht, zodat ik de mangager bij mijn volgende bezoek enthousiast kon maken met mijn ideeën.
Resultaat
Door regelmatig langs te komen en zo een actieve houding aan te nemen, te praten over de ontwikkelingen binnen de bioscoop en ideeën te opperen, kreeg ik uiteindelijk een telefoontje dat ik een kidsmiddag mocht komen organiseren omdat dit de doelgroep was waaraan het hoofdkantoor meer aandacht wilde besteden.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik contacten blijven onderhouden. Zo laat ik zien dat ik graag wil leren en op de hoogte wil zijn van mijn toekomstig werkveld. Ik houd op deze manier bewust contact met de markt waarin ik geintresseerd ben. Door te praten over ontwikkelingen en potentiële doelgroepen kan ik ideeën gaan bedenken die daarop aansluiten, en deze delen met een eventuele opdrachtgever. Zo blijf ik in contact met het werkveld en blijf ik ook op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen binnen de markt waarin ik werkzaam wil zijn.
Groepsgericht leiding geven (niveau 2)
Situatie
Tijdens de middag waren er verschillende activiteiten waarbij personeel nodig was. Het was de bedoeling dat iedereen zich met een taak bezig zou houden gedurende de middag.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik mijn team zou inspireren. Ook zou ik mijn groepsgenoten aan moeten spreken om hun gedrag. Feedback geven op het juiste moment behoorde ook tot mijn taken.
Acties
Ik heb eerst opgeschreven wat de taken zouden zijn gedurende de middag. Voor aanvang heb ik gevraagd of mensen voorkeur hadden om ergens bij te staan. Aan de hand hiervan heb ik de indeling verder gemaakt. Ik heb iedereen uitgelegd wat de bedoeling was en hoe ze enthousiast konden reageren op de kinderen.
Tijdens de middag heb ik af en toe rondgelopen en gevraagd hoe het verliep bij de verschillende activiteiten. Op een gegeven moment zag ik dat een van mijn teamleden een beetje onderuit gezakt zat bij de activiteit. Ik heb haar hier op aangesproken en gezegd dat het beter is om enthousiasme uit te stralen tegenover de gasten. Na afloop heb ik iedereen bij elkaar geroepen en de dag even geëvalueerd.
Resultaat
Door duidelijke instructies, en een positieve houding van mezelf, was iedereen gemotiveerd tijdens de middag en is alles vrijwel vlekkeloos verlopen.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer vragen of mensen voorkeuren hebben om een activiteit te leiden. Op deze manier staan ze er al een stuk enthousiaster in. Ik heb gemerkt dat men actief blijft wanneer ik rondloop en vraag hoe het gaat. Door duidelijke instructies te geven en jezelf positief op te stellen verloopt een activiteit goed.
Competentie mondelinge communicatie (niveau 3)
Situatie
Samen met de opdrachtgever en enkele medewerkers ging ik de activiteiten bedenken/doorbespreken die tijdens de kidsmiddag uitgevoerd konden worden.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik mijn eigen rolgedrag kritisch zou bekijken. Tevens werd er verwacht dat ik de voorwaarde van effectieve samenwerking zou herkennen en ik de criteria zou herkennen die gelden wanneer er gesproken wordt van een team. Ook zou ik leiding moeten geven aan een team. Tot slot zou ik deel moeten nemen aan een groepsbespreking.
Acties
Eerst heb ik gevraagd welke activiteiten de bioscoop voor ogen had om uit te voeren tijdens kidsmiddag. Vervolgens heb ik hierop mijn feedback gegeven. Ik heb verteld welke ideeën mij aanspraken en dit goed beargumenteerd. Ik heb ook beargumenteerd waarom enkele ideeën mij minder aanspraken. Zo was er een idee om een speurtocht door de bioscoop te houden. Er zouden tijdens de kidsmiddag namelijk aaneenlopend films draaien. Het leek mij geen slim idee als er steeds groepen (luidruchtige) kinderen voorbij zouden komen, en zo de overige bezoekers zouden storen.
Hierna ben ik gaan vertellen welke knutsel activiteiten ik al voor ogen had. Door bij elkaar te zitten en de taken te bespreken konden we effectief samenwerken. Iedereen kreeg zo mee hoe de kidsmiddag gerealiseerd moest gaan worden. Het evenement moesten we ten slotte met z’n alle neer gaan zetten.
Via de mail en de telefoon heb ik verder contact onderhouden met de bioscoop. Zo liet ik merken dat ik het belangrijk vond dat er een goede samenwerking was.
Op het einde heb ik alle afspraken duidelijk op een rijtje gezet en nog even kort herhaald wat nu de bedoeling was. Ook heb ik gevraagd of het nu duidelijk was wat er van ze verwacht werd. Voor degene die het nog niet duidelijk voor ogen hadden, heb ik nogmaals verteld wat de bedoeling was.
Resultaat
Door contact te zoeken en te onderhouden en tijd te vinden om bij elkaar te komen is er effectief samengewerkt. Er was absoluut sprake van een team.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer leiding proberen te nemen. Door de leiding te nemen binnen de teambesprekingen liet ik merken dat ik me verantwoordelijk voelde voor datgene dat ik wilde organiseren en ik er actief mee bezig was. Ik heb gemerkt dat het belangrijk is om sommige momenten met het hele team bij elkaar te zitten. Zo krijgt iedereen het gevoel een actieve deelname te hebben bij de organisatie van het evenement. De betrokkenheid wordt groter en iedereen ziet het nut van samenwerken.
Competentie schriftelijke communicatie (niveau 3)
Situatie
Om de kidsmiddag te promoten was er een goede flyer nodig die ze in de bioscoop konden neerleggen.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik een wervende tekst kon schrijven volgens het AIDA model.
Acties
Ik heb eerst opgeschreven wat er absoluut in de flyer moest komen te staan. Aspecten zoals tijd, plaats, film, leeftijd etc. Vervolgens ben ik gaan bedenken hoe je zowel kinderen als e ouders aan kon trekken tot de flyer. De ouders moeten immers met hun kinderen naar de bioscoop komen.
Door het AIDA model te pakken kon ik een goede flyer opstellen.
Resultaat
Door goed van te voren vast te stellen waar de flyer aan moet voldoen wist ik zeker dat ik geen punten zou vergeten en kon de flyer uiteindelijk goed afgedrukt worden. De flyer was duidelijk en er zijn genoeg mensen (kinderen) op de kidsmiddag afgekomen!
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer van te voren vaststellen wat niet mag missen in de flyer. Door een structuur te gebruiken kan je een flyer gericht gaan maken. Ik vind het fijn om op die manier een tekst te schrijven.
Competentie kwaliteitsgerichtheid (niveau 3)
Situatie
De bioscoop had als opdracht van het hoofdkantoor om meer te doen voor kinderen aangezien dit nog niet goed liep binnen de bioscoop.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik bestaande processen zou verbeteren of nieuwe methode zou introduceren. Ook moest ik in staat zijn om kwaliteitseisen op te stellen en te beschrijven. Ten slotte moest ik processen evalueren ter verbetering.
Acties
Ik heb eerst een gesprek gehad met de opdrachtgever van de bioscoop over het plan van aanpak wat betreft ‘kinderen aantrekken naar de bioscoop’. We hebben toen een tijd gebrainstormd over mogelijke ideeën voor een kidsmiddag. Vervolgens mocht ik deze ideeën concreet gaan uitwerken en activiteiten gaan regelen die nodig waren om een kidsmiddag realiseerbaar te maken. Wanneer het goed zou lopen deze dag, zou er vaker een kidsmiddag georganiseerd gaan worden. Tijdens de middag had ik ervoor gezorgd dat er een mogelijkheid was dat ouders hun kinderen konden inschrijven voor een kinderclub.
Resultaat
Door de kidsmiddag te organiseren is er een nieuwe methode geïntroduceerd om kinderen naar de bioscoop te trekken. Door het opstellen van de kwaliteitseisen konden hier goede activiteiten aan gekoppeld worden. De evaluatie achteraf heeft er voor gezorgd dat we het nieuwe proces in de toekomst kunnen verbeteren.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer bestaande processen proberen te verbeteren. Op die manier blijf je leren. Ook het introduceren van nieuwe processen zou ik blijven doen, mits iedereen hier achter staat. Ik heb gemerkt dat je goede eisen moet opstellen wanneer je iets nieuws wil uitvoeren. Je weet namelijk niet of het van te voren gaat werken, dus de kwaliteit moet optimaal zijn wanneer het geïntroduceerd gaat worden.
