Bedrijf/Organisatie
Matrixx Nijmegen
Opdrachtgever
Organisatie Nightlife Awards 2010
Datum/periode
2 november 2010
Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Ik had de opdracht om tijdens de Nightlife Awards bij aanvang bij de ticketcontrole te staan. Ik moest gasten verwelkomen en ze een model toewijzen die ze naar de Vip -ruimte zou begeleiden. Vervolgens kreeg ik de leiding over de VIP –ruimt en de modellen. Ik moest de modellen aansturen en opdrachten geven en er voor zorgen dat alles in de VIP –ruimte naar wens verliep. Tevens mocht ik wat van de artiesten begeleiding opsteken achter de schermen.
Verloop opdracht
Het was een leerzame opdracht waarbij ik veel verantwoording kreeg. Doordat er veel mensen aanwezig waren die werkzaam waren in de vrijetijdsbranche ben ik veel te weten gekomen. Enkele problemen waar ik tegenaan liep gedurende avond heb ik weten op te lossen. Het was een avond waarbij ik veel kon ondernemen en verantwoording had.
Ontwikkelde competenties
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld
1. netwerken (2)
2. groepsgericht leidinggeven (2)
3. probleemanalyse (2)
4. creativiteit (2)
5. kwaliteitsgerichtheid (3)
Competentie netwerken (niveau 2)
Situatie
Ik was in de vip –ruimte die bestemd was voor een groot aantal horecabazen van Nederland en belanghebbende bij clubs, evenementen en kroegen.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik relaties zou leggen met mensen buiten de NHTV die later van pas kunnen komen. Er werd ook verwacht dat ik kansen zou pakken om anderen te ontmoeten en direct actief interesse zou tonen in de ander door initiatieven te nemen tot informatie-uitwisseling. Ik zou moet professioneel moeten opstellen. In dit geval zou ik initiatieven moeten nemen om informatie uit te wisselen met horeca-bazen. Wellicht zouden zij later van pas komen wanneer ik op zoek moest gaan naar een stage voor het jaar erop.
Acties
Rondlopen en aan de gasten vragen of alles naar wens was hoorde bij een van mijn taken. Enkele gasten die knoopte een praatje met me aan. Hier speelde ik op in door netjes antwoord te geven. Ze vroegen naar mijn opleiding en naar de projecten waar ik al aan mee had gewerkt. Door hier enthousiast over te gaan vertellen werden zij ook enthousiast en begonnen ze over hun werk te vertellen. Ik heb ze onder andere verteld dat ik al tweemaal zelf een ladies night had mogen organiseren en dat ik contacten had met Wentik Events. Zo kreeg ik van bijvoorbeeld een medewerker van Coca-Cola te horen dat hij regelmatig moest helpen bij de organisatie van een evenement. Op deze manier hebben we informatie uitgewisseld. Enkele projectleiders en horecabazen gaven me tips die ik kon meenemen wanneer ik zelf een evenement zou organiseren. Zo vertelde ze me dat het belangrijk was om hele duidelijke instructies te geven aan het barpersoneel en dat ik geregeld een praatje moest maken met klanten om het netwerk warm te houden. Ook gaven ze aan dat ik in drukke situaties voor mezelf het overzicht moest proberen te houden. Dit was erg handig om in me op te nemen.
Resultaat
Het gevolg was dat ik van sommige mensen een visitekaartje kreeg, en dat ik altijd mocht aankloppen wanneer ik opzoek was naar een passende stage. Erg leuk om te horen natuurlijk. Door enthousiast te reageren en veel te vertellen kreeg ik tips mee en informatie over mijn werkveld. Erg handig en leuk!
Terugkoppeling
Wanneer ik een vergelijkbare situatie terecht kom pak ik zeker weer een kans om te netwerken. Door mezelf open te stellen en enthousiast te vertellen merk ik dat je gesprekspartner ook enthousiast wordt en de drang krijgt om ook veel te gaan vertellen. Ik heb ook gemerkt dat wanneer ik het gesprek op gang houdt mensen naderhand vaak hun kaartje geven met de mededeling dat ik kan bellen wanneer ik stage moet gaan lopen of een keer ervaring wil opdoen in het werkveld. Op deze manier heb ik contact met belanghebbende uit mijn toekomstwerkveld en leer ik van de informatie die ik krijg. Erg leuk en handig om op zo’n manier te kunnen netwerken!
Competentie probleemanalyse (niveau 2)
Situatie
De modellen waren op een gegeven moment vuile glazen in de VIP –ruimte aan het ophalen. Hun manager was hier boos over, en kwam naar mij toe.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik een helder geformuleerde probleemdefinitie zou kunnen geven. In dit geval was dat de modellen niet aan het doen waren waar ze voor ingehuurd waren en hun manager was daar boos over. Op basis van verkregen informatie zou ik oplossingen moeten aandragen. Ook zou ik de achtergronden en de oorzaak van het probleem moeten achterhalen.
Acties
Allereerst heb ik tegen de manager gezegd dat ik het probleem zou gaan oplossen. Ik heb aan haar gevraagd wie had opgedragen dat ze glazen moesten gaan ophalen. Ik ben toen eerst naar de modellen gegaan en heb ze uitgelegd dat dit niet de bedoeling was en dat ze gewoon moesten blijven doen waar ze voor gekomen waren. En de opdrachten moesten doen die ik ze aan het begin van de avond had uitgelegd.
Vervolgens ben ik naar de persoon toegegaan die ze het ophalen van glazen had opgedragen, en heb uitgelegd dat dit niet de bedoeling was. Hij gaf het argument dat er veel vuile glazen stonden en dat de modellen zo nu en dan even niks te doen hadden. Hierop ben ik naar het barpersoneel gegaan en heb ze duidelijk gemaakt dat er op de tafels veel vuile glazen stonden en dat deze weg moesten.
Tot slot ben ik naar de manager van de modellen gegaan en haar uitgelegd hoe de vork in de steel zat en de modellen nu aan het doen waren waar ze voor gekomen waren.
Resultaat
Doordat ik direct heb gezegd dat ik het probleem zou gaan op lossen heb ik goodwill weten te creëren bij de manager. Dit heeft verder problemen weten te voorkomen. Door uit te zoeken wie de modellen een andere opdracht heb gegeven was de oorzaak van het probleem mij duidelijk en kon ik dit oplossen. Door met alle partijen te praten en uit te leggen hoe de zaak in elkaar stak, heb ik iedereen uiteindelijk tevreden weten te houden en is de avond verder zonder problemen verlopen.
Terugkoppeling
In een vergelijke situatie zou ik weer eerst de belanghebbende partij gerust proberen te stellen met het feit dat ik het probleem ga oplossen. Op deze manier creëer je goodwill en probeer je de situatie rustig te houden. Ook zou ik in het vervolg weer achterhalen wat de oorzaak is van het probleem. Ik heb geleerd dat ik er zo achter kom hoe de vork in de steel zit. Op deze manier kun je de beste oplossingen aandragen en alle partijen tevreden proberen te houden, zonder dat de kwaliteit van het evenement daarmee verloren gaat.
Competentie groepsgericht leidinggeven (niveau 2)
Situatie
Toen ik de leiding kreeg in de Vip -ruimte, kwamen de modellen bij me staan met de vraag wat er van hun verwacht werd gedurende de rest van de avond.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik mijn teamleden, in dit geval de modellen, zou motiveren tot werken. Ook zou ik ze aan moeten spreken op hun gedrag en feedback moeten geven op de juiste momenten. Ik moest grenzen aangeven en me verantwoordelijk voelen voor het groepsproces.
Acties
Aan de hand van de instructies die ik van de organisator had gekregen heb ik de modellen verteld wat er van hen verwacht werd tijdens de avond. Ik heb gezegd dat er op evenement een aantal belangrijke mensen kwamen dus dat het belangrijk was dat ze positief waren. Ik gezegd dat ik tijdens de avond rond zou lopen of alles goed verliep en dat wanneer ze vragen hadden ze bij mij langs konden komen. Tijdens de avond heb ik rondgelopen en zo nu en dan een model bijgestuurd een extra taak gegeven en gevraagd of alles goed verliep.
Resultaat
Door van te voren duidelijke instructies te geven en gedurende het evenement vragen of alles goed verloopt, is alles vrij goed verlopen. Het was duidelijk wat er verwacht werd en hoe dit uitgevoerd moest worden.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer van te voren duidelijke instructies geven zodat ik mensen hiernaar terug kan verwijzen mocht het mis gaan. In het vervolg zou ik achteraf nog met de mensen gaan praten over hoe ze het ervaren hebben. Nu heb ik alleen feedback gekregen van de organisator maar ik zou het ook fijn vinden als ik nog feedback zou krijgen van de mensen die ik leiding heb gegeven. Door tussendoor zo nu en dan te vragen of alles goed verloopt heb ik wel gemerkt dat mensen dit prettig vinden en gemotiveerd blijven.
Competentie creativiteit (niveau 2)
Situatie
Ik had onder andere de opdracht gekregen om aan het begin van de avond met een scanner bij de ticketcontrole te staan en de gasten te verwelkomen en tickets te scannen. Het was vlak voor aanvang en er waren nog geen scanners, de man die erover ging was nergens te bekennen en er stonden een hoop ongeduldige gasten voor de ingang, die graag naar binnen wilden.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik in een probleemsituatie met een passende oplossing kon komen.
Door vanuit verschillende invalshoeken naar zaken te kijken moest ik tot nieuwe oplossingen komen. Ik zou gebruik moeten maken van creatieve processen.
Acties
Ik heb mijn hoofd koel gehouden en voor mezelf in mijn hoofd vlug op een rijtje gezegd wat ik het beste kon gaan doen.
Allereerst heb ik aan de bewaking gevraagd of ze nog enkele minuten konden wachten met het openen van de deuren. Omdat de man die de ticketscanners moest regelen onvindbaar was, kwam ik met het idee de kaarten handmatig te controleren.
Vanuit het oogpunt van de gasten zou dit bij de ticketcontrole iets meer tijd in beslag gaan nemen. Echter konden ze op deze manier eerder naar binnen, wat hun humeur ten goede zou doen. Dit zou ook de organisatie weer ten goede komen.
Door niet te wachten op de scanners maar de gasten tevreden te stellen. Vervolgens heb ik aan iemand anders gevraag die op dat moment nog niets te doen had, of hij de man met de scanners kon gaan zoeken, zodat we deze later nog wel zouden kunnen gebruiken. Aan de ongeduldige gasten die binnen kwamen heb ik met een glimlach mijn excuus gemaakt voor het lange wachten en ze ondanks het wachten, een fijne avond toegewenst.
Resultaat
Door vanuit verschillende invalshoeken naar de zaak gekeken te hebben kon een ik passende oplossing vinden. Ik heb de situatie vanuit zowel het oogpunt van de organisatie als de gast bekeken. Het handmatig controleren kostte uiteindelijk meer tijd dan scannen maar het was een prima oplossing om verder ongeduldigheid van gasten te voorkomen. Door een excuus te maken en positief te blijven veranderde de ongeduldige stemming van weer naar een positieve stemming.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer mijn hoofd koel houden omdat ik heb gemerkt dat ik op deze manier het beste logisch kan blijven nadenken en de beste oplossingen kan aandragen. Door vanuit verschillende invalshoeken naar een probleemsituatie te kijken kon ik een passende en creatieve oplossing vinden.
In het vervolg zou ik wel wanneer ik afhankelijk ben van andere (bijvoorbeeld de man met de scanners) eerder gaan kijken of hij zijn zaken ook geregeld heeft zodat dit geen probleem meer kan vormen.
Competentie kwaliteitsgerichtheid (niveau 3)
Situatie
Het was de bedoeling dat er op de tafels in de vipruimte voortdurend op alle tafels een bepaald drankassortiment aanwezig was. Ik zag dat dit op een aantal tafels niet het geval was.
Taak
Er werd van mij verwacht dat ik mijn eigen gedrag, producten en processen zou evalueren in het licht van kwaliteitsnormen en standaards ter verbetering. Tevens werd er verwacht dat ik kwaliteitseisen zou moeten opstellen en beschrijven.
Acties
Van te voren had ik voor mezelf duidelijk gemaakt waar ik op moest letten in de vipruimte. De eisen waar een vipruimte aan moest voldoen, had ik duidelijk voor ogen. De standaard dingen die ik bij een goede kwaliteit vind horen heb ik ook voor mezelf op een rijtje gezet.
Ik heb eerst rondgekeken of de rest volgens plan verliep. Toen ik zag dat alles op de aanvulling van de drank na, goed verliep, ben ik gaan kijken waar het personeel mee bezig was. Ik heb het personeel verteld dat ze goed in de gaten moesten houden dat op alle tafels het juiste drankassortiment aanwezig was aangezien het hier op vip gasten ging. En alles tot in de puntjes geregeld moest zijn.
Na afloop van het evenement heb ik deze ‘actie’ met de opdrachtgever geëvalueerd om te kijken of ik juist had gehandeld om zo mijn kwaliteitsnormen te verbeteren.
Resultaat
Door oplettend te zijn en om me heen te kijken heb ik een taak gezien die niet gedaan was maar wel moest gebeuren. Hierdoor kon de kwaliteit van het evenement waarborgen.
Terugkoppeling
In een vergelijkbare situatie zou ik weer oplettend reageren zodat ik kan zien dat er taken gedaan moeten worden die niet gebeuren. Hierdoor kon ik ingrijpen en de kwaliteit van het evenement waarborgen.
In het vervolg zou ik wel na afloop de opdrachtgever vertellen dat niet al het personeel op de hoogte was van het drankassortiment. Op deze manier kan dit in het vervolg voorkomen worden.
